협업툴 잘 쓰는법 (feat. 슬랙, 지라, 메일)

안녕하세요. yeTi 입니다.
오늘은 현업에서 사용하고 있는 협업툴을 잘 활용하여 업무를 유기적으로 할 수 있는 방법을 공유하고자 합니다.

기본 약속

• 업무중에 하는 대부분의 활동은 이슈안에 존재한다.
• 업무적인 내용은 누구나 볼 수 있어야 하고 참여할 수 있어야 한다.

슬랙 (Slack)

슬랙을 사용해야하는 이유는 주제에 유연한 참여와 가지치기식 논의, 임시 저장, 리마인더 입니다.

기업용 메신저나 카톡을 생각하고 슬랙을 접하면 평범하기 그지없는 그저그런 메신저일 뿐입니다.

하지만 시각을 바꿔서 보면 다른 강점이 존재합니다.

의사결정을 빠르게 진행하고 유연하게 공유할 수 있습니다. 논의 주제에 필요한 누구든 즉시 해당 주제에 참여시킬 수 있고 참고인을 언제든 참조시킬 수 있어 의사결정을 빠르고 넓게 할 수 있습니다.

논의 중 특정 이슈에 대해 심화 논의를 즉시 할 수 있습니다.
가령 카톡에서 대화가 A, B, C 순서로 전달됐다고 가정해봅시다. 갑자기 B에 대해 홍길동과 대화하고 싶으면 어떻게 해야할까요? 개인 톡이나 메인 주제사이에 끼여 대화를 이어 나가야할 겁니다.

그러나 슬랙은 바로 쓰레드를 생성하며 멘션을 달면 메인 논의와 별개로 특정인과 논의를 진행할 수 있습니다.

임시로 기억해야하는 정보는 간편하게 저장했다가 지울 수 있습니다.

회의와 같이 때를 놓치면 안되는 일들은 리마인더로 알림을 받을 수 있습니다

지라 (Jira)

지라는 사용자에 따라 굉장히 유연한 업무 관리를 지원하지만 러닝커브가 높기로 유명합니다.

따라서 지금은 슬랙과 연계한 이슈 관리 측면에서만 보겠습니다.

슬랙에서 자유롭게 논의하고 나온 결정들은 모두 업무의 결정들이기 때문에 지라에 이슈를 생성하고 논의 사항들을 저장하여 공유할 필요가 있습니다. 이렇게 함으로써 파편화된 정보를 모아 동일 업무선상에서 관리할 수 있습니다.

즉, 슬랙으로 자유롭게 의사결정한 내용을 이슈화하고 제품에 반영하기 위한 기능으로 수집할 수 있습니다.

메일 (Mail)

메일도 업무와 관련하여 중요한 의사소통 수단 중 하나인데요.

컨텍 포인트가 많은 인력일수록 폭탄 메일을 받을 수 있습니다.

이러한 업무를 정리할 수 있는 방법은 즉시처리할 수 없는 내용들은 지라에 이슈화하여 관리하고 확인한 메일은 보관이나 삭제하여 메일함을 가볍게 하는것입니다.

활용편

저의 경우에는 다음과 같이 위의 협업툴들을 사용합니다.

메일 확인

• 빠르게 처리할 수 있는 내용들은 즉시 처리
• 시간이 걸리는 것들은 이슈화 후 읽음 처리
• 처리된 이슈들은 메일함에서 삭제하거나 보관처리

슬랙 활용

• 빠르게 처리할 수 있는 내용들은 즉시 처리
• 단체방에서 멘션된 이슈 사항들은 쓰레드로 가지치기 후 이슈 마무리 & 필요에 따라 지라에 이슈로 저장
• DM도 결정사항이 나오면 필요에 따라 지라에 이슈로 저장
• 임시로 기억해야하는 이슈가 있으면 임시 저장 후 여력이 순차적으로 이슈 처리 후 저장 해제
• 회의 같이 시간이 중요한 내용들은 리마인더 활용

지라

• 업무중에 하는 모든 내용은 이슈에 연관되어 있다는 생각으로 이슈 관리
• 의사결정에 관련된 모든 사항을 이슈에 기록
• 필요에 따라 옵저버를 등록하여 트리거로 사용